Služba 01 · Automatizace
Automatizace procesů
pro firmy a živnostníky
Propojíme formulář, e-mail, kalendář, fakturaci a upozornění tak, aby poptávka nezůstala ležet v inboxu. Rutinu převezme systém, vy se věnujete zákazníkům.
Workflow · běží automaticky
Co je automatizace firemních procesů
Definice · co to znamená v praxi
Automatizace firemních procesů znamená propojení nástrojů, které už používáte (e-mail, kalendář, fakturace, tabulky, web), do jednoho funkčního celku. Když nastane událost, například přijde poptávka z webu, systém sám provede navazující kroky: uloží kontakt, odešle odpověď, nabídne termín, připraví fakturu a upozorní vás na mobilu. Vy do procesu vstupujete jen tam, kde je potřeba vaše rozhodnutí.
Rutina, kterou převezme systém
Co lze automatizovat
Vše, co děláte opakovaně a podle stejného vzorce. Nejčastěji řešíme těchto šest oblastí.
A · Poptávky
Poptávky a leady
Každá nová poptávka se uloží, roztřídí, odešle zákazníkovi odpověď a upozorní vás v Telegramu nebo e-mailem. Žádná poptávka nezapadne.
B · Objednávky
Objednávky
Potvrzení, expedice, tracking a žádost o recenzi odejdou samy. Objednávka se zároveň zapíše do přehledu, který máte vždy aktuální.
C · Rezervace
Rezervace termínů
Klient si vybere volný termín v kalendáři, dostane potvrzení a den předem připomínku. Odpadá dohadování termínů po telefonu.
D · Fakturace
Fakturace a platby
Po dokončené zakázce nebo lekci se vystaví faktura ve Fakturoidu a odešle klientovi. Systém pohlídá i to, jestli přišla platba.
E · E-maily
E-maily a follow-upy
Odpovědi na časté dotazy, poděkování po schůzce nebo připomenutí nabídky po týdnu. Napsané jednou, odesílané automaticky ve správný moment.
F · Reporty
Reporty a přehledy
Každé pondělí ráno přehled poptávek, tržeb nebo rezervací v tabulce či zprávě. Víte, jak na tom jste, aniž byste cokoli počítali ručně.
Propojení nástrojů
Stavíme na tom,
co už používáte
Nenutíme vás měnit zaběhnuté nástroje. Propojíme je tak, aby si předávaly data samy.
Jak to drží pohromadě
n8n jako dirigent
Jednotlivé nástroje propojujeme přes automatizační platformu n8n, která běží na serveru v EU. Hlídá, co se kdy má stát, předává data mezi systémy a zapisuje, co proběhlo. Vy ji nemusíte ovládat, jen využíváte výsledek.
Příklad propojení
Od poptávky k faktuře
Formulář na webu → kontakt se uloží do tabulky → zákazníkovi odejde odpověď s odkazem na kalendář → po schůzce se připraví nabídka → po odsouhlasení se vystaví faktura ve Fakturoidu → vy dostanete zprávu v Telegramu. Jeden proces, nula přepisování.
Use cases podle oboru
Jak to vypadá
ve vašem oboru
Realitní kancelář
Nový inzerát se automaticky publikuje na sociální sítě, každá reakce zájemce se uloží a dostane odpověď s termíny prohlídek. Po prohlídce odejde follow-up. Makléř vidí všechny zájemce v jednom přehledu.
Inzerát → sítě → poptávka → termín prohlídky → follow-up → přehled zájemců
Autobazar
Vůz z katalogu nebo XML feedu se objeví na webu i na sítích. Dotazy na konkrétní auto systém roztřídí, pošle detaily a nabídne termín předvedení. Prodejce řeší jen vážné zájemce.
Nový vůz ve feedu → web + sítě → dotaz → detail vozu → termín předvedení
Fyzioterapeut
Klient si sám rezervuje termín, den předem dostane připomínku, po návštěvě fakturu. Zrušený termín se automaticky nabídne náhradníkům. Večery bez SMS a Excelu.
Rezervace → připomínka → ošetření → faktura → náhradníci při zrušení
E-shop
Objednávka projde potvrzením, expedicí a trackingem bez ručního psaní. Týden po doručení odejde žádost o recenzi. Reklamace a dotazy se třídí do front podle typu.
Objednávka → potvrzení → expedice → tracking → žádost o recenzi
Řemeslník
Poptávka z webu nebo telefonu se zapíše, zákazník okamžitě dostane odpověď s orientačním termínem. Po obhlídce systém připraví podklad pro cenovou nabídku a pohlídá, aby se na ni nezapomnělo.
Poptávka → okamžitá odpověď → obhlídka → cenová nabídka → připomenutí
Co z toho máte
Čtyři přínosy,
které poznáte hned
Úspora času
Klienti běžně ušetří 5-20 hodin týdně. Čas, který dřív padl na přepisování a odpovídání, jde zpět do zakázek.
Méně chyb
Systém nezapomene poslat fakturu ani nepřehodí termín. Data se nepřepisují ručně, takže nevznikají překlepy.
Rychlejší reakce
Zákazník dostane odpověď během minut, ne večer po práci. Rychlá reakce často rozhoduje o tom, kdo zakázku získá.
Lepší přehled
Poptávky, termíny i platby na jednom místě. Víte, co se děje, aniž byste procházeli tři schránky a dvě tabulky.
Časté dotazy · Automatizace
Na co se ptáte
nejčastěji
– Další krok –
Kde ztrácíte
nejvíc času?
Na nezávazné konzultaci projdeme vaše procesy a ukážeme konkrétní kroky, co jde zautomatizovat jako první.